5 preguntas para decidir si convocar a una reunión - BuhoWeb.com
Reunión

Por Elizabeth Gracia Saunders en HBR.org
“Programemos una reunión” se ha convertido en la respuesta por defecto universal a la mayoría de los problemas de negocio. ¿No estoy seguro de lo que debe hacer en un proyecto? Vamos a programar una reunión. Tener un par de ideas para compartir? Vamos a programar una reunión. Luchando con la adopción de medidas? Vamos a programar una reunión.
Aunque la programación de una reunión puede ser la solución correcta en muchos casos, no siempre es la mejor respuesta. Yo he llegado con un árbol de decisiones para ayudar a determinar rápidamente si una reunión que tiene más sentido.
Guardar o imprimir este árbol de decisiones para hacer decidir si debe o no celebrar una reunión lo más rápido y fácil posible. A medida que avanza a través de él, esto es lo que usted debe considerar en cada paso:

  1. ¿He pensado en esta situación? Cuando usted no tiene claridad sobre lo que estás haciendo en un proyecto, es tentador programar una reunión para darle la sensación de progreso. Pero a menos que la intención de la reunión sea estructurar el proyecto, en este punto, la programación de una reunión es un uso ineficiente de su tiempo – y sus colegas. En lugar de ello, resulta mejor tomar tiempo con usted mismo para hacer un poco de pensamiento estratégico. Durante ese tiempo se puede evaluar el alcance del proyecto, la situación actual, los hitos potenciales, y diseñar un plan de acción para hacer un progreso significativo. Una vez que haya completado su propio trabajo de preparación estratégica de pensar, entonces puede pasar a la siguiente etapa de considerar la posibilidad de celebrar una reunión.
  2. ¿Necesito reunirme para avanzar? Usted puede estar en la situación en la que usted sabe lo que hay que hacer, y usted sólo tendrá que hacer el trabajo. Si usted se encuentra en este lugar, no programe una reunión; actualice su lista de cosas por hacer y actuar en su lugar. Sin embargo, si después de aclarar lo que hay que hacer a la medida de su capacidad, necesita de una reunión para responder preguntas o dar su opinión antes de que sienta cómodo para continuar, siga adelante.
  3. ¿Avanzar requiere una conversación en tiempo real? Si usted necesita algunas respuestas a las preguntas, pero no se requiere una conversación de dos vías, el correo electrónico puede ser una excelente opción en lugar de una reunión. Esto es particularmente cierto cuando se está en busca de comentarios sobre sus planes o documentos escritos. Es mucho más eficiente para todos los involucrados si envía más de artículos que puedan mirar por su propia cuenta (mientras no estás torpemente viendo que lean durante una reunión en persona) y luego disparan de vuelta retroalimentación. Si usted siente que su situación requiere una conversación en tiempo real, a continuación, examinar los diferentes canales de comunicación.
  4. ¿Esto requeriría una reunión cara a cara? Cuando necesite una comunicación bidireccional, pero no necesariamente tienen que ver a la persona, usted tiene una variedad de opciones. Un chat en línea puede ayudar a responder preguntas rápidamente, o para más en profundidad las conversaciones, la programación de una llamada telefónica o videoconferencia pueden trabajar bien. Esto no sólo ahorra tiempo de transición de ir y venir de un lugar de encuentro, pero tendrá mayor facilidad para conseguir cosas hacer si alguien llega tarde, en lugar de tener que sentarse y esperar a que se presenten.
  5. Si al final, decide que necesita cara a cara, en persona la comunicación, entonces programa una reunión, y pensar a través de antemano cómo se puede hacer que sea lo más eficiente y eficaz posible. Eso significa que en vista de su intención para la reunión, el establecimiento de los resultados deseados, y la preparación de cualquier material que se debe revisar o enviar por adelantado.Con el proceso de toma de decisiones adecuado, puede reducir radicalmente el número de reuniones a las que asistir y aumentar la cantidad de trabajo que se hace.
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